Funciones de Base de Datos

Es posible que realicemos una operación de suma, promedio, mínimo, máximo, varianza entre otras, sobre una lista de datos, estableciendo una condición para operar solo ciertos valores, a estas funciones se les llama funciones de base de datos y son similares a los filtros avanzados, en el  sentido de establecer un criterio para filtrar los datos, pero en el filtro avanzado es para mostrar los datos, en las funciones de base de datos es para operar los valores.

Para continuar con nuestro ejemplo de municipios de la República de Guatemala, ahora agregaremos una columna más a nuestro listado, la de población.

Listado de funciones de base de datos

Función BDPROMEDIO: Devuelve el promedio de las entradas seleccionadas en la base de datos.

Función BDCONTAR: Cuenta el número de celdas que contienen números en una base de datos.

Función BDCONTARA: Cuenta el número de celdas no vacías en una base de datos.

Función BDEXTRAER: Extrae de una base de datos un único registro que cumple los criterios especificados.

Función BDMAX: Devuelve el valor máximo de las entradas seleccionadas de la base de datos.

Función BDMIN: Devuelve el valor mínimo de las entradas seleccionadas de la base de datos.

Función BDPRODUCTO: Multiplica los valores de un campo concreto de registros de una base de datos que cumplen los criterios especificados.

Función BDDESVEST: Calcula la desviación estándar a partir de una muestra de entradas seleccionadas en la base de datos.

Función BDDESVESTP: Calcula la desviación estándar en función de la población total de las entradas seleccionadas de la base de datos.

Función BDSUMA: Suma los números de la columna de campo de los registros de la base de datos que cumplen los criterios.

Función BDVAR: Calcula la varianza a partir de una muestra de entradas seleccionadas de la base de datos.

Función BDVARP: Calcula la varianza a partir de la población total de entradas seleccionadas de la base de datos.

Definir los criterios de la función.

Al igual que en el filtro avanzado es importante definir apropiadamente el criterio, si colocamos valores en diferentes columnas pero en la misma fila  estamos concatenando cada condición con un “Y”  lo que lo hace restrictivo es decir mientras más condiciones agreguemos en la misma fila menos datos devolverá, si colocamos valores en diferentes columnas y en diferente fila, estamos concatenando cada condición con un “O” lo que lo hace más permisivo es decir mientras más condiciones agreguemos en diferente fila nos devolverá más datos, explicaremos más claro esto con imágenes, es posible en el filtro avanzado utilizar símbolos de mayor, menor, mayor o igual, menor o igual e igual para condiciones numéricas, también para los textos es posible usar el carácter comodín  asterisco (*) para sustituir cualquier cadena de caracteres de longitud indefinida.

Ejemplo de una función de base de datos.

Todas las funciones de base de datos tienen la misma estructura de parámetros, por lo que para ejemplificar una usaremos la función DBSuma, esta función partiendo de una lista de datos, suma los números de la columna o campo que le indiquemos pero solo si cumplen las condiciones que le especifiquemos.

Sintaxis.

BDSUMA(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)

La sintaxis de la función BDSUMA tiene los siguientes argumentos:

·         Base_de_datos    Obligatorio. Es el rango de celdas que compone la lista o base de datos. Una base de datos es una lista de datos relacionados en la que las filas de información son registros y las columnas de datos, campos. La primera fila de la lista contiene los rótulos de cada columna.

·         Nombre_de_campo    Obligatorio. Indica qué columna  es la que se va a operar en la función. Escriba el rótulo de la columna entre comillas, como por ejemplo "Edad" o "Población", o un número (sin las comillas) que represente la posición de la columna en la lista: 1 para la primera columna, 2 para la segunda y así sucesivamente.

·         Criterios  Es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Puede usar cualquier rango en el argumento Criterios mientras este incluya por lo menos un rótulo de columna y al menos una celda debajo del rótulo de columna en la que se pueda especificar una condición de columna.

Observaciones

·         Cualquier rango se puede usar como argumento criterios, siempre que incluya al menos un rótulo de columna y una celda debajo del mismo para especificar la condición.

·         Por ejemplo, si el rango G1:G2 contiene el rótulo de columna Ingresos en la celda G1 y la cantidad 10.000 $ en la celda G2, el rango podría definirse como “Coincidir Ingresos” y ese nombre podría usarse como argumento criterios en las funciones de base de datos.

·         Aunque el rango de criterios puede ubicarse en cualquier parte de la hoja de cálculo, no lo coloque debajo de la lista. Si agrega más información a la lista, la nueva información se incluirá en la primera fila debajo de la misma. Si la fila de debajo no está vacía, Microsoft Excel no puede agregar la nueva información.

·         Asegúrese de que el rango de criterios no se superpone a la lista.