Definición del Éxito de un Proyecto

Fase de Inicialización

Actividades y entregables
Durante la fase de Inicialización el foco de las actividades es la identificación de las partes interesadas, la determinación de sus funciones y responsabilidades, definir los criterios de éxito de proyectos y el establecimiento de reglas de juego para el proyecto.

Las organizaciones pueden utilizar una variedad de criterios para la selección de un proyecto. A veces, la selección y justificación de un proyecto se llevan a cabo en el nivel ejecutivo. Otros proyectos son aprobados a nivel directivo. Ya sea que se han llevado a cabo formal o informalmente, por el personal de nivel ejecutivo o de otra manera, esta información es importante para la definición del proyecto, la creación de actividades y los criterios a usar.

Definición y Alcance del Proyecto

De una forma u otra, la definición del proyecto debe incluir estos elementos:

•         Propósito del proyecto

•         Objetivos del proyecto

•         El alcance del proyecto

•         Firma de Acuerdos y Revisiones

•         Plan de comunicación

Propósito del Proyecto

Cada proyecto necesita una Declaración de Propósito para exponer por qué existe el proyecto y lo que se supone que debe lograr. La Declaración de Propósito incluye dos elementos:

•         Planteamiento del problema. ¿Qué problema se resolverá el proyecto o qué oportunidad tendrán el proyecto de explotar?

•         Estado de la misión. ¿Qué enfoque se tomará, para quién y para cuándo?

Se puede tomar un tiempo para todas las partes se pongan de acuerdo sobre la Declaración de Propósito. Tómese el tiempo para hacerlo bien. Esta declaración es la base para todas las demás actividades del proyecto. Una vez escrita, se refieren a ella a menudo para tomar decisiones en las fases posteriores del proyecto.

Objetivos del Proyecto

Son las metas que el proyecto que necesita para impactar. Estas metas explican cómo va a lograr su objetivo, y qué criterios de éxito tiene la intención de cumplir. Articular las metas y objetivos del proyecto ayudan a las partes interesadas a llegar a un entendimiento común de lo que el resultado del proyecto debe ser, al igual que lo que se necesita para lograrlo.
Deben incluir suficiente detalle para que todo el mundo entienda:

•         ¿Qué va a hacer para lograr el propósito del proyecto

•         resultados tiene la intención de producir
•         ¿Qué niveles de rendimiento se considera aceptable para cada resultado ¿Qué entendemos por niveles de desempeño?  Estos son los objetivos de tiempo, costo y calidad que se aplican a su proyecto. Ellos deben expresarse en una forma que es medible.

Firma de Acuerdos y Revisiones

A medida que avance su proyecto, usted producirá entregables provisionales. Algunos de ellos son productos de la gestión de proyectos, tales como un plan de actividad de proyecto o un Informes del Progreso, pero la pregunta es ¿qué debemos informar a nuestros patrocinadores y clientes?
En la fase de iniciación es necesario especificar qué entregables se requieren por parte de los interesados y establecer acuerdos firmados para continuar el trabajo.

Plan de Informes

Relacionado con el tema anterior, es importante mantener informados a los interesados ​​de los avances del proyecto. Pero un exceso de información puede ser abrumadora.
En la fase de iniciación, crear un plan de informes que hará que los interesados ​​lo que necesitan saber, cuando tienen que saberlo. El plan debe explicar:

•         ¿Qué partes interesadas deben recibir cada informe

•         Qué se debe incluir en cada informe

•         Cuando copias de archivo de los informes se pueden encontrar

Alcance del Proyecto

¿Qué tan grande debe ser su proyecto?
Una Declaración del Alcance del Proyecto explica todo lo que está incluido y lo que no en su proyecto. Aquí es donde puede documentar cualquier suposiciones o restricciones que pueden limitar su proyecto puede lograr. Utilice su declaración del Alcance del Proyecto para evitar cambio del alcance. Este es un trabajo adicional que mantendrá sus objetivos de tiempo, costo, o de calidad.

La Declaración de Trabajo

La Declaración de Trabajo (o por sus siglas en ingles SOW) describe el trabajo que se realizará en el proyecto. Algunas organizaciones tienen un formato requerido, otros dejan en manos de la sociedad gestora o autora del proyecto. Como mínimo, incluya todos los elementos de definición en un SOW:

•         Matriz de Responsabilidades

•         Objetivos del proyecto

•         Alcance del Proyecto

•         Definición de Interesados

 Es posible añadir:

•         Estudio de viabilidad

•         Descripción del análisis Costo-beneficio

•         Descripciones de cada tarea del proyecto

Por otro lado, el SOW se utilizará como documento de especificación de proveedores externos, es probable que deberán incluir:

•         Hitos y Plazos de entrega

•         Las especificaciones precisas para cada estructura del proyecto.

La Declaración de trabajo se puede hacer larga por lo que sería una buena idea crear un Resumen de página o página de contenido para ayudar a los lectores.

Declaración del Proyecto

Es una declaración oficial de que el proyecto está respaldado y financiado por la organización. Por lo general, la Carta del proyecto está firmado y publicado por el patrocinador del proyecto. No hay que esperar un pergamino o documento grande. La carta del proyecto puede ser un memorándum corto o un documento de varias páginas, pero debe contener:

•         Nombre, propósito y objetivos del proyecto

•         Nombre del gerente de proyecto

•         Autorización para el uso de recursos de la organización

Interesados del Proyecto

Los interesados son personas con un interés comercial en el proyecto. Aquí está una lista de las partes interesadas en un proyecto típico:
Patrocinador

•         Tiene autoridad sobre el proyecto

•         Intervención todos los documentos de planificación y las solicitudes de cambio

•         Proporciona equipo con recursos

•         Mentores del equipo y jefe de proyecto

•         Revisa progreso y calidad

•         Agiliza las actividades, saltándose la burocracia.

•         Autoriza el diagrama del Proyecto

Clientes

•         Toma entrega del producto del proyecto

•         Paga por el resultado del proyecto

•         Proporciona las especificaciones para la producción de proyectos

•         Puede haber varias personas o empresas, con el con requisitos contradictorios y especificaciones.

Gerentes de Función

•         Impactado por las actividades del proyecto o resultado del proyecto

•         Contribuir recursos para proyectos (personas, equipos, etc.)

•         Puede tener conflictivos requisitos para el resultado del proyecto

•         gerente del gerente de proyecto puede incluirse

Gerente de Proyectos

•         Trabaja con las partes interesadas para definir las actividades del proyecto

•         Crea Planes, programas y presupuestos

•         Trabaja con el equipo para llevar a cabo los planes

•         Monitores rendimiento y la toma de acciones correctivas

•         Mantiene informado a los patrocinadores e interesados ​​

•         Está pendiente de cambios en las solicitudes y documentos

•         Actúa como enlace entre los interesados y el equipo del proyecto

Miembros del Equipo del Proyecto

•         Realiza actividades específicas del proyecto

•         Puede incluir recursos internos y externos

•         Interviene con el patrocinador y otras partes interesadas a través de la gestión de proyectos