Fundamentos de Microsoft Excel1. Historia de Microsoft Excel
2. El Entorno de Microsoft Excel
2.2 Los Cintillos de Microsoft Excel
Los Cintillos de Microsoft Excel, se organizan por
categorías los comandos del libro de cálculo son:
2.2.1 Cintillo de Inicio
Todos los cintillos tienen secciones dividas por líneas verticales, las secciones del cintillo de inicio agrupan operaciones
básicas y son el con los comandos de cortar, copiar y pegar, la sección de Fuente que contiene los comandos para
formatear la letra, la sección de alineación con los comandos para dar formato a las celdas como interlineado, centrado,
justificación a la izquierda, justificación a la derecha y también cuenta con consolidación de celdas, que es convertir varias celdas en una sola entre otros
comandos, también están las secciones de número, estilos, celdas y modificar, todas para dar formato a celdas, insertar celdas, o buscar textos dentro de las
celdas.
 2.2.2 Cintillo de Insertar
Como su nombre lo indica este cintillo permite agregar al libro tablas dinámicas, imágenes, gráficos, SmartArt, diagramas,
hojas con interacción con Power View elemento nuevo para Excel 2013 dentro de otras opciones
también está la sección de Aplicaciones a la que se le pueden descargar Aplicaciones de terceros para que trabajen dentro de Excely también se puede mencionar la
sección de símbolos que permite agregar ecuaciones y símbolos al libro.
 2.2.3 Cintillo de Diseño de Página
Desde este cintillo se pueden administrar los márgenes del libro, la orientación de la hoja, aquí se encuentra un importante comando para
insertar saltos de página que se refiere a el comportamiento al momento de imprimir.
 2.2.4 Cintillo de Formulas
Excel cuenta con más de 200 funciones pre construidas para efectuar cálculos,desde este cintillo se puede acceder a estas fórmulas organizadas por categoríasy con un asistente es posible investigar los
parámetros que reciben las funciones para su funcionamiento, desde este cintillo también se pueden nombrar celdas o rangos de celda para luego buscar
una posición dentro del libro a través del nombre asignado, o hacer cálculos referenciando las celdas por el nombre y no por coordenadas como normalmente se
hace.
 2.2.5 Cintillo de Datos
Aunque Excel no es una base de datos, si cuenta con una gran capacidad de filas y columnas, lo que le permite manejar listados y cuenta con
herramientas para ordenar, filtrar, buscar de manera eficiente datos dentro de las listas, en este cintillo contamos
con los comandos para realizar estas tareas con listas.
 2.2.6 Cintillo de Revisar
El cintillo de Revisar contiene las secciones de Revisión
con los botones para revisar la ortografía, ver sinónimos de una palabra,la sección de idioma con elbotón para traducir a otro idioma el libro,
la sección de comentarios para insertaranotaciones al libro, desde este cintillo también se puede compartir y
proteger el libro.
 2.2.7 Cintillo de Vista
Este cintillo permite cambiar la visual de la hoja con la que estamos trabajando, hacer un zoom a las celdas, ver la hoja con las
divisiones que tiene al momento de imprimir, inmovilizar paneles, dentro de otras opciones.
2.2.8.10 Opción de Opciones
En ítems de opciones es muy importante, desde aquí se configura Excel, aquí se puede indicar el nombre del usuario y sus iniciales
para cuando se agreguen comentarios indique el usuario que hizo estos comentarios, los idiomas del diccionario, desde aquí se puede también
personalizar los comandos de los cintillos y de ser necesario agregar nuestros propios cintillos, también se puede establecer la periodicidad con la que Excel
estará generando el archivo de auto recuperación que es el que nos salva el contenido escrito de un libro cuando nuestra computadora se apaga sin haber guardado los
cambios. En resumen esto es una sobrevista de todo el entorno con el que trabajaremos y que poco a poco iremos
descubriendo detalles.
La cuadricula y el formato de Celdas en Microsoft Excel
Los archivos de Excel se llaman libros y los libros de
componen de hojas, cada hoja de cálculo cuenta con 1048576 filas y 16384 columnas, las filas están
identificadas por su número y las columnas están identificadas por letras del abecedario y cuando a Excel se le terminan las letras coloca pares de letras y
luego tríos de letras hasta llegar a la columna XFD, la intersección de una fila con una columna se le llama celdas y cada celda tiene
una dirección única dada por su letra de columna y su número de fila.
Iniciaremos nuestro conociendo los aspectos de edición de una hoja de cálculo en Excel, ya
que es importante conocer las acciones básicas y tips de seleccionar, desplazarse dentro de
una hoja y aplicar formato a las celdas.
Así que empecemos, para esto es importante que compruebe en
su propio equipo cada acción que vamos a mostrar, es importante que cuenta con una habilidad básica para mecanografiar texto, mover el mouse, intercambiarse
entre ventanas, por la forma de filas y columnas de Excel nos permite crear tablas donde confrontamos fila contra columna, así que construiremos un listado
de datos correspondiente a notas de alumnos en los meses de enero hasta abril, esta será nuestra tabla base para desarrollar nuestros ejercicios iniciales.
 3.1 Desplazarse por la hoja de cálculo.
Excel indica donde estamos ubicados en la cuadricula
remarcando el borde de la celda donde estamos posicionados para escribir
nuestro texto en ese lugar, para movernos dentro de las celdas o cuadricula de
Excel solo tenemos que usar las flechas del teclado pero también contamos con varias combinaciones de teclas
para gobernar la posición y movernos rápidamente, ensaye las siguientes
acciones con su hoja.
3.2 Seleccionar celdas en la hoja de cálculo.
Seleccionar predispone las celdas escogidas para copiarlo,
moverlo, formatearlo, y todo el tiempo necesitamos acomodar las celdas con una letra más bonita, o de repente mover un rango a una ubicación más
coherentepor lo que aquí unos tips para seleccionar más eficientemente, por supuesto que podemos usar nuestro mouse
y haciendo clic sostenido sobre las celdasdeseadas podemos seleccionar, pero sabias que también es posible:
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3.3 Formato de Celdas
Una vez seleccionadas las celdas deseadas, es posible que
necesitemos aplicar un formato diferente a nuestras celdas, para esto contamos
con el cintillo de Inicio con los ítems organizados en categorías para efectuar
diferentes formatos, con el cintillo podemos hacer acciones rápidas de formato
como cambiar el tipo de letra, color, tamaño, aplicar formato a los números,
esta será siempre nuestra opción más cómoday practica para aplicar formato a las celdas pero también es posible presionar la combinación de
teclas CTRL + “1” (El uno del teclado de texto) para
hacer aparecer una ventana más completa con más opciones de formato de Celdas.
Este cuadro de dialogo de formato de celdas en Excel cuenta con las opciones de número, alineación,
fuente, borde, color que en realidad es color y trama de relleno para pintar
las celdas y también se incluye dentro de formato una opción de Proteger que no
protege pero si designa que celdas se van a proteger.
3.3.1 Opción de Número en el Formato de Celda
Como Microsoft Excel es muy versátil en cálculos por lo que es
posible que nuestros números representen diferentes elementos, dinero,
porcentajes, notas, etc, es por esto que podemos
aplicar diferentes formatos a los números de acuerdo a nuestra necesidad, las
opciones posibles son:
General,
que es el formato predeterminado y común de todas las celdas.
Número,
permite indicar el número de posiciones decimales, si llevara separadores de
miles y el comportamiento de los números negativos.
Moneda que también permite indicar el número de posiciones decimales, el color para
los números negativos, pero este también permite elegir el símbolo para la
moneda,
Contabilidad permite elegir un símbolo de moneda y la posiciones decimales, lo especial con
contabilidad es que alinea el símbolo de moneda a la derecha, mientras que
moneda pega el símbolo al número.
Fecha nos deja elegir la forma de visualizar las fechas.
Hora nos deja elegir la forma de visualizar las horas.
Porcentaje,
si el numero ya existe en la celda al momento de aplicar este formato lo divide
dentro de 100 y le coloca el símbolo y si el número no está, todos los nuevos
ingresos tendrán el símbolo de porcentaje y si por ejemplo se coloca un 3% en
realidad Excel esta almacenando 0.03.
Fracción permite mostrar en fracciones un decimal.
Científico permite expresar un número muy grande con Exponente.
Texto hace que las celdas con este formato se
traten como texto aunque almacenen números.
El formato Especial maneja formatoscomo los de Estados
Unidos como el Zip Code, Phone Number , Social security Number
Personalizada que permite crear nuestro propio formato.Este formato personalizadose
basa sobre posiciones que pueden ser obligatorio o no obligatorio llenar, el
símbolo para número obligatorio es el “0”
y el símbolo para posición no obligatoria para llenar es el “#”. Por ejemplo si
aplicamos el formato personalizado“0000.000” los ceros son posiciones
requeridas de llenar por lo que ya funcionando si escribimos en la celda un
número 7, el mostrara al terminar de editar la celda 00007.00 llenando con 0
las posiciones que no escribimos nosotros, el numeral (#) es un carácter no
requerido en la posición, por lo que si aplicamos el formato “#,###,###.00”
estamos diciendo que en los decimales use siempre las dos posiciones y si no
hay números rellene con ceros y para los enteros si se presenta un numero de
más de tres cifras colocara la coma de miles y si es de más de seis cifras
colocara la coma de millones, pero esto solo si se da el caso.
3.3.2 Opción de Alineación en el Formato de Celda |
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Esta opción permite varias cosas, primero alinear el texto vertical
u horizontal dentro de la celda, luego en la esquina superior derecha contamos
con un control parecido a un reloj donde con clic sostenido podemos cambiar la
orientación del texto hasta completamente vertical. Finalmente también contamos
con opciones como Ajustar Texto que mantiene el ancho de la columna y si el
texto contenido es muy largo agranda el tamaño de la fila, Reducir hasta
ajustar reduce el tamaño de la letra hasta que cabe dentro de la medida actual
de la celda, y Combinar Celdas permite que si se tienen seleccionadas varias
celdas estas se conviertan en una sola, también se le dice consolidar celdas.
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3.3.3 Opción de Fuente en el Formato de Celda
Esta pestaña nos da la opción de configurar el tipo de letra
deseado, con las opciones clásicas de formato para elegir el tipo de letra, el
estilo, tamaño y color, también cuenta con tres efectos tachado, superíndice,
subíndice.
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3.3.4 Opción de Borde en el Formato de Celda
Esta pestaña permite aplicar a la celda o celdas
seleccionadas una línea de contorno, es posible elegir el tipo de línea, el
color y los laterales donde aplicar el borde.
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3.3.5 Opción de Relleno en el Formato de Celda
Excel llama trama al fondo de la celda y en esta opción es
posible aplicar colory estilo a esa
trama.
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3.3.6 Opción de Proteger en el Formato de Celda
La opción de proteger indica que celdas serán protegidas
cuando se active la protección de hoja, para que una celda se proteja de la
edición debe tener activo el checkbox de bloqueada en
la pestaña de Proteger, la opción de Oculta también funciona con la protección
de hoja, ya que al estar habilitada la protección oculta las formulas, mostrando
solo el resultado.
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3.3.7 Cambiar el ancho y alto de una Celda
Parte del formato de una celda es modificar su ancho y alto
prestablecidos, si esto se hace a través del menú de opciones correcto,
tendríamos que escoger en la sección de Celda siempre en el cintillo de Inicio
el botón de formato, y dentro de varias opciones que nos muestra podemos
cambiar el ancho y alto de la celda. Otra posibilidad para cambiar el ancho y
alto de las celdas es colocar el cursor en los encabezados de columna o fila,
justo en el límite de dos columnas o dos filas y al momento de cambiar de forma
el cursor a una cruz con flechas, con clic sostenido podemos ampliar el tamaño
de la fila o columna.
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4.1 Cortar, copiar y pegar
Copiar
y Pegar o Cortar y Pegar son operaciones básicas y muy útiles no solo en
Excelsi no tambien en todos los
programas de Microsoft Office yen el
resto de ventanas en ambiente Windows.
Use
los comandos para trasladar o copiar celdas completas o su contenido.
También puede copiar contenido o atributos específicos de las celdas. Por
ejemplo, puede copiar el valor resultante de una fórmula sin copiar la propia
fórmula, o copiar sólo la fórmula.
En
las hojas electrónicas su funcionamiento se realiza de la siguiente manera:
Cortar
y Copiar son acciones similares la diferencia esta que con Cortar quitas el
dato, que puede ser un texto, un numero, una formula contenida en una celda o
grupo de celdas, mientras que con Copiar el dato permanece en ella.
Luego
nos ubicamos en la nueva celda y usamos Pegar que reproduce el dato en otra
celda o celdas sin necesidad de volverlo a teclear nuevamente.
4.2 Mover
Para mover una celda o rango de celdas, sitúe el
puntero sobre el borde de la selección. Cuando el puntero se transforme en un
puntero de movimiento, arrastre la celda o rango de celdas hasta otra
ubicación.
También es posible duplicar una celda o rango de
celdas, manteniendo presionado la tecla CTRL mientras
coloca el puntero sobre el borde de la selección. Cuando el puntero se
transforme en un puntero de copia, esta vez se agrega al apuntador un símbolo
de suma, en ese momento arrastre la celda o rango de celdas hasta otra
ubicación para clonarlas, duplicarlas o copiarlas
5.1 Relleno de Celdas en Excel (Relleno de Series)
De forma predeterminada Excel continúa automáticamente una
serie de números, combinaciones de números y texto, fechas o períodos de
tiempo, en función de un modelo establecido, esta opción es posible deshabilitarla aunque es
poco probable que se desee hacerlo ya que es una funcionalidad importante. Para
rellenar rápidamente varios tipos de series de datos, seleccione las celdas y
arrastre haciendo clic sostenido sobre la manija.También cuando se tiene en las columnas adyacentes datos, es posible
hacer doble clic sobre la manija para que rellene automáticamente hasta el
último dato de las celdas adyacentes.
Como mencionaba, el controlador de relleno o Manija se
muestra de forma predeterminada, pero se puede ocultar si se desea, haciendo
los pasos siguientes:
- Haga clic en el cintillo de archivo y, a continuación, haga clic en Opciones de Excel
- Para mostrar u ocultar el controlador de relleno, haga clic en Avanzadas y, a continuación, bajo Opciones de edición, active o desactive la casilla de verificación Permitir arrastrar y colocar el controlador de relleno y las celdas.
- Para evitar reemplazar datos existentes al arrastrar el controlador de relleno, asegúrese de que la casilla de verificación Mensaje de alerta antes de reemplazar celdas está activada. Si no desea recibir un mensaje sobre la sobrescritura de celdas no vacías, desactive esta casilla de verificación.
Luego de arrastrar
haciendo clic sostenido con la Manija, aparecerá la etiqueta inteligente de
Opciones de autorrelleno para elegir el modo en que se rellenará la selección. Por
ejemplo, para rellenar sólo los formatos de celda, haga clic en Rellenar formatos sólo y para rellenar sólo el contenido de la celda, haga clic en Rellenar sin formato.
Si no desea que
aparezca el botón Opciones de autorrelleno cada vez que
arrastre a través de la Manija, puede desactivarlo, haciendo lo siguiente:
- Haga clic en el cintillo de archivo y, a continuación, haga clic en Opciones de Excel.
- Haga clic en Avanzadas y, a continuación, bajo Cortar, copiar y pegar, desactive la casilla de verificación Mostrar botones de opciones de pegado.
5.2 Relleno de fórmulas
Aunque más adelante discutiremos la creación de calculos matematicos, tambien es posible copiar formulas usando el Relleno de formulas en Excel:
- Seleccione la celda que contiene la fórmula con la que desea rellenar las celdas adyacentes.
- Arrastre desde la Manija por las celdas que desea rellenar.
- Para elegir la forma de rellenar la selección, haga clic en la etiqueta inteligente que aparece de Opciones de autorrelleno y, a continuación, haga clic en la opción que desea usar.
También
puede rellenar la celda activa con la fórmula de una celda adyacente. Para
ello, utilice el comando Rellenar(en la ficha de Inicio, en el grupo Modificar, o presione CTRL+D para rellenar una celda situada debajo o a la
derecha de la celda que contiene la fórmula.
Puede
rellenar automáticamente una fórmula hacia abajo, para todas las celdas
adyacentes a las que se aplica, haciendo doble clic en el controlador de
relleno de la primera celda que contiene la formula. Por ejemplo, tiene números
en las celdas A1:A15 y B1:B15, y escribe la fórmula =A1+B1 en la celda C1. Para copiar esta fórmula en las
celdas C2:C15, seleccione la celda C1 y haga doble clic en el controlador de
relleno.
