Definición del Éxito de un Proyecto

Fase de Inicialización

Actividades y entregables
Durante la fase de Inicialización el foco de las actividades es la identificación de las partes interesadas, la determinación de sus funciones y responsabilidades, definir los criterios de éxito de proyectos y el establecimiento de reglas de juego para el proyecto.

Las organizaciones pueden utilizar una variedad de criterios para la selección de un proyecto. A veces, la selección y justificación de un proyecto se llevan a cabo en el nivel ejecutivo. Otros proyectos son aprobados a nivel directivo. Ya sea que se han llevado a cabo formal o informalmente, por el personal de nivel ejecutivo o de otra manera, esta información es importante para la definición del proyecto, la creación de actividades y los criterios a usar.

Definición y Alcance del Proyecto

De una forma u otra, la definición del proyecto debe incluir estos elementos:

•         Propósito del proyecto

•         Objetivos del proyecto

•         El alcance del proyecto

•         Firma de Acuerdos y Revisiones

•         Plan de comunicación

Propósito del Proyecto

Cada proyecto necesita una Declaración de Propósito para exponer por qué existe el proyecto y lo que se supone que debe lograr. La Declaración de Propósito incluye dos elementos:

•         Planteamiento del problema. ¿Qué problema se resolverá el proyecto o qué oportunidad tendrán el proyecto de explotar?

•         Estado de la misión. ¿Qué enfoque se tomará, para quién y para cuándo?

Se puede tomar un tiempo para todas las partes se pongan de acuerdo sobre la Declaración de Propósito. Tómese el tiempo para hacerlo bien. Esta declaración es la base para todas las demás actividades del proyecto. Una vez escrita, se refieren a ella a menudo para tomar decisiones en las fases posteriores del proyecto.

Objetivos del Proyecto

Son las metas que el proyecto que necesita para impactar. Estas metas explican cómo va a lograr su objetivo, y qué criterios de éxito tiene la intención de cumplir. Articular las metas y objetivos del proyecto ayudan a las partes interesadas a llegar a un entendimiento común de lo que el resultado del proyecto debe ser, al igual que lo que se necesita para lograrlo.
Deben incluir suficiente detalle para que todo el mundo entienda:

•         ¿Qué va a hacer para lograr el propósito del proyecto

•         resultados tiene la intención de producir
•         ¿Qué niveles de rendimiento se considera aceptable para cada resultado ¿Qué entendemos por niveles de desempeño?  Estos son los objetivos de tiempo, costo y calidad que se aplican a su proyecto. Ellos deben expresarse en una forma que es medible.

Firma de Acuerdos y Revisiones

A medida que avance su proyecto, usted producirá entregables provisionales. Algunos de ellos son productos de la gestión de proyectos, tales como un plan de actividad de proyecto o un Informes del Progreso, pero la pregunta es ¿qué debemos informar a nuestros patrocinadores y clientes?
En la fase de iniciación es necesario especificar qué entregables se requieren por parte de los interesados y establecer acuerdos firmados para continuar el trabajo.

Plan de Informes

Relacionado con el tema anterior, es importante mantener informados a los interesados ​​de los avances del proyecto. Pero un exceso de información puede ser abrumadora.
En la fase de iniciación, crear un plan de informes que hará que los interesados ​​lo que necesitan saber, cuando tienen que saberlo. El plan debe explicar:

•         ¿Qué partes interesadas deben recibir cada informe

•         Qué se debe incluir en cada informe

•         Cuando copias de archivo de los informes se pueden encontrar

Alcance del Proyecto

¿Qué tan grande debe ser su proyecto?
Una Declaración del Alcance del Proyecto explica todo lo que está incluido y lo que no en su proyecto. Aquí es donde puede documentar cualquier suposiciones o restricciones que pueden limitar su proyecto puede lograr. Utilice su declaración del Alcance del Proyecto para evitar cambio del alcance. Este es un trabajo adicional que mantendrá sus objetivos de tiempo, costo, o de calidad.

La Declaración de Trabajo

La Declaración de Trabajo (o por sus siglas en ingles SOW) describe el trabajo que se realizará en el proyecto. Algunas organizaciones tienen un formato requerido, otros dejan en manos de la sociedad gestora o autora del proyecto. Como mínimo, incluya todos los elementos de definición en un SOW:

•         Matriz de Responsabilidades

•         Objetivos del proyecto

•         Alcance del Proyecto

•         Definición de Interesados

 Es posible añadir:

•         Estudio de viabilidad

•         Descripción del análisis Costo-beneficio

•         Descripciones de cada tarea del proyecto

Por otro lado, el SOW se utilizará como documento de especificación de proveedores externos, es probable que deberán incluir:

•         Hitos y Plazos de entrega

•         Las especificaciones precisas para cada estructura del proyecto.

La Declaración de trabajo se puede hacer larga por lo que sería una buena idea crear un Resumen de página o página de contenido para ayudar a los lectores.

Declaración del Proyecto

Es una declaración oficial de que el proyecto está respaldado y financiado por la organización. Por lo general, la Carta del proyecto está firmado y publicado por el patrocinador del proyecto. No hay que esperar un pergamino o documento grande. La carta del proyecto puede ser un memorándum corto o un documento de varias páginas, pero debe contener:

•         Nombre, propósito y objetivos del proyecto

•         Nombre del gerente de proyecto

•         Autorización para el uso de recursos de la organización

Interesados del Proyecto

Los interesados son personas con un interés comercial en el proyecto. Aquí está una lista de las partes interesadas en un proyecto típico:
Patrocinador

•         Tiene autoridad sobre el proyecto

•         Intervención todos los documentos de planificación y las solicitudes de cambio

•         Proporciona equipo con recursos

•         Mentores del equipo y jefe de proyecto

•         Revisa progreso y calidad

•         Agiliza las actividades, saltándose la burocracia.

•         Autoriza el diagrama del Proyecto

Clientes

•         Toma entrega del producto del proyecto

•         Paga por el resultado del proyecto

•         Proporciona las especificaciones para la producción de proyectos

•         Puede haber varias personas o empresas, con el con requisitos contradictorios y especificaciones.

Gerentes de Función

•         Impactado por las actividades del proyecto o resultado del proyecto

•         Contribuir recursos para proyectos (personas, equipos, etc.)

•         Puede tener conflictivos requisitos para el resultado del proyecto

•         gerente del gerente de proyecto puede incluirse

Gerente de Proyectos

•         Trabaja con las partes interesadas para definir las actividades del proyecto

•         Crea Planes, programas y presupuestos

•         Trabaja con el equipo para llevar a cabo los planes

•         Monitores rendimiento y la toma de acciones correctivas

•         Mantiene informado a los patrocinadores e interesados ​​

•         Está pendiente de cambios en las solicitudes y documentos

•         Actúa como enlace entre los interesados y el equipo del proyecto

Miembros del Equipo del Proyecto

•         Realiza actividades específicas del proyecto

•         Puede incluir recursos internos y externos

•         Interviene con el patrocinador y otras partes interesadas a través de la gestión de proyectos

Ciclo de Vida de un Proyecto.

¿Qué es un Proyecto?

Un proyecto es una planificación que consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas, que tienen claramente un inicio y un fin, y que producen un servicio o resultado único. La razón de un proyecto es alcanzar objetivos específicos dentro de los límites que imponen un presupuesto, con calidades establecidas previamente y un lapso de tiempo previamente definido. La gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto. Consiste en reunir varias ideas para llevarlas a cabo, y es un emprendimiento que tiene lugar durante un tiempo limitado, y que como dijimos antes apunta a lograr un resultado único. Surge como respuesta a una necesidad, acorde con la visión de la organización, aunque ésta puede desviarse en función del interés. El proyecto finaliza cuando se obtiene el resultado deseado, y se puede decir que colapsa cuando desaparece la necesidad inicial o se agotan los recursos disponibles. La definición más tradicional "es un esfuerzo planificado, temporal y único, realizado para crear un bien o servicios únicos que agreguen valor o cause un cambio retroactivo.

¿Qué es un administrador de proyectos?

El encargado de planificar, organizar, programar, dirigir, comunicar y controlar las actividades de trabajo para alcanzar las metas de tiempo y presupuesto.
La gestión de proyectos es diferente de la gestión de tareas cotidianas. Antes de aprender a gestionar proyectos, asegúrese de saber la diferencia entre un proyecto y el trabajo en curso. La siguiente tabla muestra algunas de las diferencias

Si administra los trabajos en curso, puede utilizar la experiencia para predecir cómo se necesitan mucho tiempo, dinero y equipo para hacer una tarea. A menos que algo en los cambios en los procesos de trabajo, su predicción es probable que sea preciso. Si usted es director del proyecto, no se puede confiar únicamente en la experiencia previa, ya que cada proyecto es inherentemente único. Eso hace que los proyectos de Gestión sean más r que la gestión de los trabajos en curso - no hay reglas absolutas para predecir la cantidad de tiempo, dinero y equipo que necesitará para completar el proyecto con éxito. Es por eso que los directores de proyectos tienen que utilizar herramientas de gestión especiales para ayudar a controlar el riesgo. Como verás, el control de riesgos es una parte importante de la gestión de proyectos.

Factores que determinan el éxito del proyecto

Los Proyectos no ocurren en el vacío. Si alguien está dispuesto a pagar para que le gestionen un proyecto, puede estar seguro de que hay una razón estratégica para que el proyecto exista. Alguien necesita el resultado del proyecto en una fecha en particular. Se cuenta también con una cantidad limitada de dinero para pagar por el producto del proyecto. Y se necesita el resultado del proyecto para un servicio o propósito en particular. Estos tres factores - el tiempo, costo y calidad - restringen cada proyecto. Ellos están interrelacionados y existen en un estado de equilibrio. Si cambia un solo factor, los otros dos se verán afectados también.
Los criterios básicos para el éxito en cada proyecto son:

•         El tiempo

•         Dentro del presupuesto

•         Alta calidad (expectativas de calidad del cliente satisfactorios o superior)

Ciclo de vida de un Proyecto

Fases del Proyecto

Cada proyecto es único, pero todos ellos progresan a través de las mismas fases.

•         Inicio del Proyecto

•         Planificación de Proyectos

•         Proyecto de Implementación de Proyectos
•         Cerrar y salida.

Entregables de gestión de proyectos

En cada fase, se crea entregables que son resultados o salidas de las actividades de gestión. Puede revisar los entregables más comunes en la figura de arriba. Los nombres de estas prestaciones pueden no estar familiarizados con usted ahora, pero trabajará a través de ellos a medida que avanza el curso. En este momento, lo importante es saber que los entregables de una fase del proyecto se utilizan como herramientas para gestionar las próximas fases del proyecto. Además, no se confunda entre estos entregables de gestión de proyectos y las entregas de productos (por ejemplo, una versión provisional del software) que pueden ser creados durante un proyecto.

Hitos del proyecto

El final de cada fase se refiere a menudo como un hito del proyecto. En algunas organizaciones, éstas se conocen como Proyecto Gates. Este es el tiempo para que los interesados ​​en un proyecto para evaluar el progreso del proyecto, sugerir cambios y decidir si continuar o suspender a trabajar en el proyecto.

Progreso de riesgo

Cualquier incertidumbre que impacta en el tiempo, costo o calidad del proyecto es considerada como un riesgo. Los buenos gerentes de proyecto al construir la planificación de actividades, inician la gestión de riesgos lo antes posible en el proyecto. Como regla general, los proyectos en los que el riesgo está bien administrado en las primeras fases tienen una mayor probabilidad de cumplir sus metas planificadas tiempo, presupuesto y calidad.