Como realizar una Presentación

POWER POINT 2010: Sobrevista del entorno de Power Point

Seguramente en tu carrera universitaria y no digamos en tu carrera profesional haz tenido que exponer ante un grupo de personas un determinado tema y si no ha pasado, te aseguro que pasará mas rápido de lo que esperas, aunque existen personas con una habilidad natural para presentar no son la mayoría por lo general nos intimida tener que hablar en publico y ya en el momento suelen traicionarnos los nervios, lo que ocasiona que cometamos errores que nos restan credibilidad, comprometen nuestra imagen y la responsabilidad de expresar nuestras ideas con claridad.

Hablar en público es una habilidad que podemos cultivar,  siguiendo ciertas directrices, usando adecuadamente las herramientas de presentación y  practicando.

Si buscamos directrices de presentación, no existe mejor guía que las desarrolladas por Dale Carnegie Training® organización dedicada al desarrollo de las habilidades del personal de las empresas, dentro de ellas la habilidad de presentar,  siguiendo los principios de su fundador  Dale Breckenridge Carnegie  y partiendo de la premisa que el recurso humano es la mayor ventaja competitiva que una organización.

Y si pensamos en una herramienta de presentación dinámica, efectiva y fácil de usar sin duda Microsoft®  Power Point  vendría a nuestra mente, Power Point nos provee de capacidades visuales y de audio que nos permiten trasmitir el mensaje de forma nítida siendo tan fácil de crear como atractiva de observar.

Años atrás Microsoft  y Carnegie Training®  hicieron una alianza estratégica para lanzar  al mercado Microsoft® Office 2000 llevando las presentaciones a un nivel superior al integrar consejos en el Asistente para auto contenido y el corrector de estilos de Power Point, aunque con el tiempo pareciera la alianza se diluyo retirando las plantillas de Carnegie Training® del software en nuevas versiones, aun podemos recordar como aspecto simpático que al habilitar el corrector de estilos al no seguir las recomendaciones el asistente de office encendía una bombilla como diciendo ¡Tengo una sugerencia!

Para impartir la presentación de manera eficaz que impacte al público con su mensaje debe seguir un proceso de cuatro pasos: planear, preparar, probar  y presentar.

Planear: Describa la audiencia y defina la finalidad de su charla, hágase preguntas como ¿Quién es mi auditorio?, ¿Cuál es mi propósito?, ¿Cuál es mi mensaje?

Preparar: Adopte un modo de pensar positivo y prepare la estructura y los intervalos de la presentación.

Probar: Revise el contenido, ensaye la presentación con amigos transmitiendo entusiasmo y confianza y escuche los comentarios sobre la misma

Presentar: Hágase dueño de la situación, establezca empatía  con el público para mantener su atención y proyectar el valor de su mensaje.

Al usar a Microsoft Power Point recuerde que solo es una herramienta,  que el centro de la presentación es usted y su mensaje, no la herramienta,  para que su contenido sea claro fácil de leer  y recordar  se recomienda:
·         Solo 6 viñetas por diapositiva
·         Tamaño de la letra de los títulos mínimo 36 puntos y del texto normal 20 puntos.
·         Cada elemento escrito de máximo dos líneas.
·         De ser necesario cambiar el tipo de letra, use un máximo de 3 tipos de letra por presentación.
·         Use colores congruentes con el tema que expone.
·         Power Point permite agregar efectos visuales, úselos para enfatizar cosas importantes, sin saturar la presentación

Ejecutando la presentación existen  teclas que puede usar como:

·         “N” pone la pantalla en negro
·         “B” pone la pantalla en blanco
·         “CTL” + “P” activa la pluma para rayar elementos importantes en la diapositiva
·         “E” borra los trazos hechos por la pluma

Además  no memorices tu presentación palabra por palabra, conoce mas del tema de lo que vayas a utilizar, para controlar tus nervios y no imites a nadie ¡Se tu mismo!

Víctor Hugo Cárdenas
Master Instructor Microsoft Office