Funciones de Base de Datos

Es posible que realicemos una operación de suma, promedio, mínimo, máximo, varianza entre otras, sobre una lista de datos, estableciendo una condición para operar solo ciertos valores, a estas funciones se les llama funciones de base de datos y son similares a los filtros avanzados, en el  sentido de establecer un criterio para filtrar los datos, pero en el filtro avanzado es para mostrar los datos, en las funciones de base de datos es para operar los valores.

Para continuar con nuestro ejemplo de municipios de la República de Guatemala, ahora agregaremos una columna más a nuestro listado, la de población.

Listado de funciones de base de datos

Función BDPROMEDIO: Devuelve el promedio de las entradas seleccionadas en la base de datos.

Función BDCONTAR: Cuenta el número de celdas que contienen números en una base de datos.

Función BDCONTARA: Cuenta el número de celdas no vacías en una base de datos.

Función BDEXTRAER: Extrae de una base de datos un único registro que cumple los criterios especificados.

Función BDMAX: Devuelve el valor máximo de las entradas seleccionadas de la base de datos.

Función BDMIN: Devuelve el valor mínimo de las entradas seleccionadas de la base de datos.

Función BDPRODUCTO: Multiplica los valores de un campo concreto de registros de una base de datos que cumplen los criterios especificados.

Función BDDESVEST: Calcula la desviación estándar a partir de una muestra de entradas seleccionadas en la base de datos.

Función BDDESVESTP: Calcula la desviación estándar en función de la población total de las entradas seleccionadas de la base de datos.

Función BDSUMA: Suma los números de la columna de campo de los registros de la base de datos que cumplen los criterios.

Función BDVAR: Calcula la varianza a partir de una muestra de entradas seleccionadas de la base de datos.

Función BDVARP: Calcula la varianza a partir de la población total de entradas seleccionadas de la base de datos.

Definir los criterios de la función.

Al igual que en el filtro avanzado es importante definir apropiadamente el criterio, si colocamos valores en diferentes columnas pero en la misma fila  estamos concatenando cada condición con un “Y”  lo que lo hace restrictivo es decir mientras más condiciones agreguemos en la misma fila menos datos devolverá, si colocamos valores en diferentes columnas y en diferente fila, estamos concatenando cada condición con un “O” lo que lo hace más permisivo es decir mientras más condiciones agreguemos en diferente fila nos devolverá más datos, explicaremos más claro esto con imágenes, es posible en el filtro avanzado utilizar símbolos de mayor, menor, mayor o igual, menor o igual e igual para condiciones numéricas, también para los textos es posible usar el carácter comodín  asterisco (*) para sustituir cualquier cadena de caracteres de longitud indefinida.

Ejemplo de una función de base de datos.

Todas las funciones de base de datos tienen la misma estructura de parámetros, por lo que para ejemplificar una usaremos la función DBSuma, esta función partiendo de una lista de datos, suma los números de la columna o campo que le indiquemos pero solo si cumplen las condiciones que le especifiquemos.

Sintaxis.

BDSUMA(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)

La sintaxis de la función BDSUMA tiene los siguientes argumentos:

·         Base_de_datos    Obligatorio. Es el rango de celdas que compone la lista o base de datos. Una base de datos es una lista de datos relacionados en la que las filas de información son registros y las columnas de datos, campos. La primera fila de la lista contiene los rótulos de cada columna.

·         Nombre_de_campo    Obligatorio. Indica qué columna  es la que se va a operar en la función. Escriba el rótulo de la columna entre comillas, como por ejemplo "Edad" o "Población", o un número (sin las comillas) que represente la posición de la columna en la lista: 1 para la primera columna, 2 para la segunda y así sucesivamente.

·         Criterios  Es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Puede usar cualquier rango en el argumento Criterios mientras este incluya por lo menos un rótulo de columna y al menos una celda debajo del rótulo de columna en la que se pueda especificar una condición de columna.

Observaciones

·         Cualquier rango se puede usar como argumento criterios, siempre que incluya al menos un rótulo de columna y una celda debajo del mismo para especificar la condición.

·         Por ejemplo, si el rango G1:G2 contiene el rótulo de columna Ingresos en la celda G1 y la cantidad 10.000 $ en la celda G2, el rango podría definirse como “Coincidir Ingresos” y ese nombre podría usarse como argumento criterios en las funciones de base de datos.

·         Aunque el rango de criterios puede ubicarse en cualquier parte de la hoja de cálculo, no lo coloque debajo de la lista. Si agrega más información a la lista, la nueva información se incluirá en la primera fila debajo de la misma. Si la fila de debajo no está vacía, Microsoft Excel no puede agregar la nueva información.

·         Asegúrese de que el rango de criterios no se superpone a la lista.

Filtro Avanzado En Excel 2016

Para filtrar un listado de datos en Microsoft Excel contamos con el Filtro Avanzado y el Auto-Filtro, aunque este ultimo ha evolucionado mucho casi hasta hacer todo lo que hace el filtro avanzado, aun hay criterios o condiciones de filtrado complejos que solo se pueden hacer desde el Filtro Avanzado en lugar de Autofiltro, el botón siempre se encuentra en el menú de Datos en la sección de “Ordenar y Filtrar” y se llama “Avanzadas”

El comando Avanzadas funciona de forma diferente del comando Filtrar en varios aspectos importantes.

1. Muestra una ventana o cuadro de diálogo de Filtro avanzado en vez del menú de filtro automático.
2. Los criterios avanzados se escriben en un rango de criterios independiente en la hoja de cálculo y sobre el rango de celdas o la tabla que desee filtrar. Microsoft Office Excel usa el rango de criterios independiente del cuadro de diálogo Filtro avanzado como el origen de los criterios avanzados.
3. No es automático, si necesita cambiar la condición del filtro, es necesario borrar los valores en el filtro y en el área donde pego el resultado y volver a repetir todos los pasos.

Ventajas de un filtro avanzado

Fundamentalmente hay dos ventajas de los filtros avanzados frente a los autofiltros:

1. Como mencionamos anteriormente se pueden aplicar filtros más complejos con la posibilidad de filtrar una tabla combinando varios criterios de varios campos y usando a su vez condiciones “Y” con condiciones “O”

2. La segunda ventaja de los filtros avanzados es la posibilidad de sacar el resultado del filtro a otro lugar, es decir, no dañar la tabla original. De esta manera la tabla se mantiene intacta mientras que el resultado se refleja en otra zona, incluso en otra hoja aunque inicialmente parezca que no se puede.

Aplicar un Filtro Avanzado

Para ejemplificar la aplicación de un filtro avanzado, usaremos el  botón de “Avanzadas” que se encuentra en la Sección de “Ordenar y Filtrar” del cintillo de “Datos”, al presionarlo abrirá el cuadro de dialogo de filtro avanzado.

Ahora para hacer un filtro avanzado Excel necesita saber tres cosas: La lista de datos o tabla original, el “rango de criterios” y donde se quiere pegar el resultado del filtro (si es que quieres que se copie a otro lugar).

1. Lista de Datos se refiere a la matriz o conjunto de datos origen que son los que deseamos luego filtrar.
2.  Rango de Criterios resulta ser el un conjunto de celdas donde se pondrán las condiciones para filtrar la tabla. Consiste en los nombres de campos por los que vas a preguntar y debajo las condiciones, es importante indicar que se pueden poner más de una condición tanto en la misma fila como en una columna distinta funcionando en combinación con otros criterios.
3. Los criterios pueden ser muchos y muy complejos pero hay una regla que debes tener clara, si los criterios están en la misma fila es un “Y” y si los criterios están en distinta fila es un “O”.
4. El Rango donde se pegara el resultado, es finalmente la tercera solicitud que hace Excel y puede ser una celda vacía donde se pagara el resultado.

Al aceptar obtendremos el siguiente resultado.

Sobre los criterios del filtro avanzado

Es importante indicar que el escribir la condición por la que queremos filtrar sobre las celdas de Excel nos da más posibilidades, si colocamos valores en diferentes columnas pero en la misma fila  estamos concatenando cada condición con un “Y”  lo que lo hace restrictivo es decir mientras más condiciones agreguemos en la misma fila menos datos devolverá, si colocamos valores en diferentes columnas y en diferente fila, estamos concatenando cada condición con un “O” lo que lo hace más permisivo es decir mientras más condiciones agreguemos en diferente fila nos devolverá más datos, explicaremos más claro esto con imágenes, es posible en el filtro avanzado utilizar símbolos de mayor, menor, mayor o igual, menor o igual e igual para condiciones numéricas, también para los textos es posible usar el carácter comodín  asterisco (*) para sustituir cualquier cadena de caracteres de longitud indefinida.